Беспорядок на рабочем столе

Физическая среда, в которой мы работаем, оказывает значительное влияние на качество работы. Посмотрите на это с точки зрения логистики: мы теряем ценные рабочие минуты каждый раз, когда ищем на заваленном столе какую-либо бумагу. То же самое относится и к тем, кто работает с электронными документами: международный опрос показал, что работники теряют до двух часов в неделю на поиски потерянных файлов.

Исследования также демонстрируют, что физическая среда сказывается на познавательных способностях, эмоциях и поведении, что, в свою очередь, оказывает воздействие на принятие решений и отношения с другими людьми. Захламленное пространство может усиливать стресс и тревожность, мешать сосредоточиться, влиять на режим питания и даже на качество сна. Так как стресс на работе ежегодно обходится американскому бизнесу в $190 млрд только дополнительных медицинских расходов, пора осознать, какую роль беспорядок играет в нашей рабочей жизни – и ликвидировать его.

Возможно, вы думаете, что переполненные шкафы для документов или стопки бумаги на столе не мешают вам. Но ученые из Института нейробиологии Принстонского университета использовали функциональную МРТ и другие методы, чтобы продемонстрировать, что наш мозг любит порядок и что постоянные визуальные напоминания о неорганизованности истощают когнитивные ресурсы и сокращают способность сосредотачиваться. Они также обнаружили, что, наведя порядок на рабочем месте, участники исследования лучше концентрировались и обрабатывали информацию, их производительность росла.

Советы тем, кто боится уйти в отпуск

В исследованиях, посвященных эффектам домашнего беспорядка, говорится, что люди, живущие в захламленных домах, больше склонны к прокрастинации и злоупотребляют нездоровой пищей и просмотром ТВ, чтобы справиться со стрессом. Неизвестно, распространяется ли эта тенденция на офисы, но не исключено, что захламленные рабочие места приводят к тому, что сотрудники едят нездоровую пищу в перерывах и проводят меньше времени за работой.

Беспорядок также может влиять на психическое здоровье. Проводившееся в США в 2009 г. исследование обнаружило, что уровень кортизола (гормона стресса) был выше у матерей, которые жили в захламленных домах. Повышенный уровень кортизола в течение длительного времени может вызвать тревожность и депрессию. Есть и обратная связь: исследователи из США изучили зависимость между стрессом и беспорядком на рабочем месте и обнаружили, что из-за стресса и эмоционального истощения работники медлят с принятием решений и держат под рукой больше материалов по текущим задачам, что увеличивает беспорядок на столе.

Беспорядок может влиять и на отношения с другими людьми. Одно исследование показало, что обладателей неубранных рабочих мест считают менее ответственными, более нервными и менее приятными в общении, чем их организованных коллег. Подобное восприятие сотрудника может иметь негативные последствия для его карьеры.

Проверенный способ контролировать беспорядок на рабочем месте – регулярная уборка, которая не дает накапливаться ненужным вещам. Не запускайте ситуацию настолько, чтобы уборка превращалась в форму прокрастинации.

Если вы управляете командой или организацией, установите специальные дни для уборки рабочего места, закажите в этот день пиццу и постарайтесь сплотить коллектив вокруг задачи, которую большинство людей не любят выполнять. Подумайте о том, чтобы установить политику чистого стола, которая регулировала бы порядок общего рабочего пространства. Поработайте с IT-отделом, чтобы предоставить сотрудникам инструменты для управления онлайн-документами и четкие инструкции, какие документы следует хранить, а от каких можно избавиться. Вам необходимо добиться баланса между удобством сотрудников и соображениями безопасности, а также не забывать о потребности работников в самоидентификации и автономии.

Однако не надо перебарщивать. Одно из исследований показало, что беспорядок на столе может способствовать креативности. Ученые обнаружили, что чистые и опрятные пространства побуждают нас избегать риска и соответствовать ожиданиям, а разумный беспорядок помогает смотреть на вещи по-новому и не бояться нарушать правила. Идеально убранный стол может свидетельствовать о нехватке креативности, а сильный беспорядок – посылать неблагоприятные сигналы о вашем характере и отношении к работе. Держите под рукой документы, нужные для работы над текущими проектами, но сопротивляйтесь желанию захламить рабочее место массой ненужных вещей.

Читайте также:  Сила удара молотком в джоулях

Об авторе: Либби Сандер – доцент кафедры организационного поведения Школы бизнеса при Университете Бонда.

Спор о том, можно ли хранить на рабочем столе личные вещи и держать кружку для кофе или нужно запретить все, кроме компьютера, похож на противостояние физиков и лириков. Не облегчают жизнь носителям разных корпоративных политик и ученые. Одни, проведя эксперименты, утверждают, что творческий беспорядок на столе снижает производительность, другие — что только в такой среде и можно решать нестандартные задачи.

Шпионам преграда

«Адекватная замена бумажных носителей цифровыми инструментами, отсутствие личных вещей, порядок на столах повышают не только качество, но и безопасность работы, — утверждает Сергей Волдохин, менеджер по информационной безопасности компании Teleperformance. — В частности, защищает нас и наших клиентов от потенциальных утечек информации через бумагу и личные устройства. Нельзя недооценивать общий вид и состояние “чистых” рабочих мест, что также положительно влияет на качество работы».

«Если на рабочем столе куча бумаг, перемешанных с мусором, потерять что-то или случайно уничтожить очень просто, — считает Светлана Тищенко, директор по стратегическому развитию АКГ “Градиент альфа”. — У нас требования к состоянию рабочих столов прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка».

Если в «Градиент альфе» финансовых наказаний за беспорядок не предусмотрено, то в Teleperformance, по словам Волдохина, нарушение политики приведет к снижению бонуса. Ежедневную проверку рабочих мест, по словам Волдохина, осуществляют супервайзеры и координаторы проектов, а раз в месяц — руководители контактного центра.

В PwC многократные нарушения политики «чистых» столов принимаются во внимание при выставлении оценки за год. Фиксация нарушений возложена на сотрудников административного отдела.

«В нашей компании политика “чистых” столов является частью правил внутреннего распорядка и существует уже много лет. Консультанты и аудиторы работают с клиентской информацией, и нашей обязанностью является обеспечивать конфиденциальность документов», — рассказывает Светлана Круглова, руководитель функции управления талантами, директор PwC.

В конце каждого рабочего дня сотрудники PwC должны убрать с рабочего стола все документы, дискеты, папки, диски, карты флеш-памяти, бумаги и личные вещи, перечисляет Круглова. Конфиденциальные материалы (как клиентские, так и внутрикорпоративные) должны храниться под замком. Все ненужные документы конфиденциального характера помещаются в специальные контейнеры для уничтожения документов либо (если они не являются конфиденциальными) в контейнеры другого типа, которые можно отправить на вторичную переработку без измельчения. Эта политика распространяется на все зоны офиса. На шкафах и подоконниках можно размещать только цветы. Топ-менеджерам PwC повезло больше. У них есть постоянные столы и кабинеты, и у некоторых руководителей можно заметить личные вещи и стопки газет и журналов.

Порядка ради

Но не только ради соблюдения секретности компании требуют от сотрудников не захламлять рабочие столы. Многие убеждены, что есть прямая взаимосвязь между качеством работы и состоянием рабочего стола.

«Взаимосвязь, безусловно, есть, — считает Тищенко. — Всего лишь поиск ручки или степлера в куче бумаг может серьезно сбить ход мысли и привести к ошибкам в работе».

«Беспорядок на рабочем столе вызывает усталость, мешает сосредоточить внимание, отвлекает. Это доказано исследованиями, — знает Елена Шумилова, начальник отдела по подбору и адаптации персонала “Альфастрахования”. — Является человек творческим или нет — беспорядок воздействует одинаково». Хотя в «Альфастраховании» и нет специальных требований к состоянию рабочих столов, Шумилова считает, что в цифровую эпоху нет надобности в хранении большинства документов на бумаге.

Читайте также:  Tp link tether как пользоваться

Зависимости между профессиональными качествами и порядком на столе Круглова из PwC не видит. С этим утверждением согласна Инна Китаева, психотерапевт, HR-директор Объединенной транспортной компании. В ее практике встречались менеджеры, опровергающие всякие теории. К примеру, руководитель отдела рекламы — человек творческий, креативный и при этом с абсолютно пустым столом, который ассоциировался со стерильной операционной, и гениальный, но совершенно не структурированный внутренне бухгалтер, хаос на столе которого был сравним, наверное, только с арабским базаром.

Ученые спорят

Ученые Принстонского университета пару лет назад исследовали работоспособность людей в организованном и неорганизованном пространстве. Пришли к однозначному выводу, что хаос на рабочем столе негативно сказывается на концентрации внимания и продуктивности, что, в свою очередь, приводит к стрессу и снижению производительности. Подобно тому как многозадачность парализует мозг, так и беспорядок парализует нашу продуктивность, пояснили ученые. Продуктивность снижает и беспорядок в цифровой сфере: завал в электронной почте, 15 открытых вкладок, нагромождение значков на рабочем столе в компьютере.

Их коллеги из Университета Миннесоты провели ряд экспериментов и пришли к выводу, что захламленный рабочий стол способствует творческому мышлению, помогает находить нестандартные решения. Людей сажали за захламленные и идеально чистые рабочие столы и просили выполнить определенные задания, ответить на вопросы и заполнить анкеты. Люди, работавшие за чистым столом, как правило, были более склонны к благотворительности, здоровому питанию и соблюдению норм и правил. А люди, работавшие в беспорядке, придумали больше нестандартных решений творческих заданий.

Счастливы в хаосе

«Мой рабочий стол находится в состоянии творческого беспорядка. Но я легко ориентируюсь, нахожу любой документ и не теряю время», — признается Марина Гетманская, управляющий партнер агентства AG Loyalty. Как-то после курса по тайм-менеджменту Гетманской удалось навести на столе идеальный порядок, который продержался 3-4 дня. Периодически она наводит порядок на столе, чтобы порадовать коллегу-партнера, но понимает, что ей самой комфортнее работать в собственном порядке.

«Беспорядок вообще славен тем, что подстегивает креативность, — считает психолог клиники “Сесиль плюс” Татьяна Тихолаз. — Когда неожиданные вещи оказываются друг рядом с другом, ты делаешь неожиданные выводы, а в трехмерном измерении этот эффект становится еще сильнее. Без людей с выраженным творческим радикалом человечество погрязло бы в рутине, как в невысыхающем болоте».

«Как правило, творческий беспорядок — норма для людей с кинестетическим восприятием информации и для “возможников”: тех, кто привык жить и мыслить с точки зрения возможностей, — комментирует Дарья Пантюх, бизнес-психолог, автор проекта Consulting Boutique. — Этот способ мышления и организации дел не стоит нарушать, если нет цели помешать человеку принимать нестандартные решения. Таким людям достаточно описать содержание документов, которые не должны находиться на столе, но все остальное лучше оставить на их усмотрение».

И все-таки разбирать стол полезно, настаивает Пантюх. Чем лучше организовано и расчищено физическое пространство, тем больше места останется для того, что действительно важно.

Стол был изобретен приблизительно в 1200 году нашей эры. Несмотря на то, что с тех пор все изменилось, он остался прежним: плоская рабочая поверхность. Разве что со временем к нему придумали выдвижные ящики и всякие другие приспособления для хранения.

Сегодня эксперты по организации рабочего пространства утверждают, что для того, чтобы работа была более продуктивной – у вас должен быть безупречный порядок на столе. Тогда ничто не будет отвлекать и раздражать. Рабочий стол, советуют они, не должен быть «перегружен» лишними предметами, и все должно быть расставлено в строгом порядке. Но в последнее время это утверждение все больше вызывает недоверия и критики.

Читайте также:  1С проверить тип объекта

Если вдуматься, то мысль о том, что более продуктивным человека может сделать «чистый стол» – более чем абсурдна. Ученые из университета Миннессоты провели эксперимент на студентах, чтобы проверить, действительно ли работа за столом, где все сложено в аккуратные стопочки и лоточки, более продуктивна, чем работа за столом, заваленным книгами и бумагами.

Результаты исследования ошеломили:

«Те студенты, которые работали за «беспорядочными» столами, сгенерировали такое же количество новых идей, как и участники второй группы – «чистых» столов. И это еще не все: идеи первых были более креативными и новаторскими, чем приверженцев порядка и аккуратности на рабочем месте».

Авторы бестселлера «Эффективный беспорядок» Эрик Абрахамсон и Дэвид Фридман пишут о том, что люди, говоря о связи между продуктивностью и порядком на рабочем столе, упускают из виду одну очень важную вещь. Аккуратность не следует воспринимать как абсолютную величину, поэтому иногда беспорядок (как его воспринимают окружающие) может быть не просто полезным, а даже идеальным вариантом для работы.

«Этот беспорядок и неорганизованность могут быть очень полезными, если бы не заложенная в нас родителями и учителями мысль о том, что во всем нужны аккуратность и точность. Поэтому люди склонны сразу же откидывать саму мысль о том, что можно работать за столом, где все разбросано. Это просто запрограммировано в нас. И зря, потому что таким образом мы выпускаем из внимания, что иногда беспорядок может «работать» лучше, чем порядок».

На самом деле тут все индивидуально. Конечно, есть люди, которые просто помешаны на всякого рода коробочках и лоточках для хранения, и даже ручки с карандашами раскладывают строго параллельно друг другу. Именно в такой обстановке им лучше всего работать.

Ну а гениев есть дела поважнее, чем возиться с «организацией рабочего пространства» – у них свой только им понятный «порядок».

Поэтому представление о том, что на столе должен быть безупречный порядок для того, чтобы человек более продуктивно работал – это уже «артефакт» 20 столетия. Как правило, на всех старых фотографиях и картинах гении изображены за загроможденными бумагами и книгами столами.

В свое время загроможденный стол считался признаком лени его хозяина. Но правда состояла в том, что занятые и умные люди просто не успевали убраться, и это им нисколько не мешало. Так, например, писатель Марк Твен тоже не стал себя утруждать уборкой стола даже перед тем, как фотографироваться (на иллюстрации к статье).

А Альберт Эйнштейн, как известно, говорил: «Если загроможденный стол – признак загроможденного ума, то признаком чего является пустой стол?» Томас Эдисон, у которого всегда был беспорядок на столе, думаю, с ним бы согласился. И, кстати, Стив Джобс.

Поэтому, если у вас на столе – вечный беспорядок, как и на моем, то пришло время прекратить извиняться перед армией правильных «аккуратистов» и просто научиться правильно расставлять приоритеты в жизни. Хотя, впрочем, беспорядок на наших столах еще не доказывает, что мы великолепны, но кто его знает – возможно, мы гении:)