Microsoft project 2010 как работать с программой

Посетителей: 13347 | Просмотров: 19685 (сегодня 0) Шрифт:

Введение

Системы управления проектами в повседневной жизни нужны не каждому человеку. Да, с их помощью вы можете контролировать процесс и оптимизировать строительство дома, но необходимость в этом возникает не очень часто. Другое дело – бизнес. Управляющему персоналу требуется следить за большим количеством параметров в ходе работы над проектами: эффективным развитием проекта, денежными затратами, загруженностью исполнителей, причинами задержек и т.д. Можно попробовать удержать всё в голове, но это весьма непросто. Специально для менеджеров и создаются разнообразные системы управления проектами. Основы работы в одной из них – Microsoft Project 2010 – мы рассмотрим в рамках данной статьи.

Постановка задачи

Для облегчения понимания базовые возможности программы будут описываться по ходу работы над некоторым проектом. Я возьму наиболее близкую для себя тематику разработки сайтов.

Предположим, вы являетесь руководителем небольшой команды разработчиков, в которую входят помимо вас ещё четыре человека: дизайнер, верстальщик, программист и человек, занимающийся наполнением и раскруткой сайтов (в дальнейшем я буду называть его модным словосочетанием «контент-менеджер»).

К вам приходит заказчик и просит разработать сайт невысокой сложности, который будет включать в себя несколько страниц, описывающих его компанию, каталог товаров и форму обратной связи, через которую посетители могли бы оставлять заказы или отзывы. При этом сайт должен включать в себя версии для стационарных компьютеров и мобильных устройств. В дальнейшем заказчик планирует время от времени изменять дизайн сайта.

Давайте посмотрим, что какие работы нам предстоит проделать:

  1. Продумать идею сайта, определить основные его элементы.
  2. Нарисовать дизайн-макет. Это будут картинки, описывающие взаимное расположение элементов, цветовую гамму, логотипы, атрибуты шрифта и т.д.
  3. По дизайн-макету нужно будет сверстать HTML-страницы с использованием таблиц стилей CSS.
  4. Поскольку на сайте будет регулярно обновляемый каталог товаров с возможностью поиска, потребуется применять скрипты. В нашем примере язык программирования не важен. Для работы скриптов потребуется некая база данных, где будет храниться вся информация. Значит, нужно грамотно спроектировать базу данных и написать скрипты.
  5. Заказчик желает иметь две версии сайта – для компьютеров и мобильных устройств, а также планирует время от времени обновлять дизайн. Облегчить нашу задачу поможет применение языка XML для вывода данных (скрипт на все случаи будет один, и он будет собирать XML-файл с данными единой структуры) и таблиц стилей XSL, с помощью которых единый файл данных будет преобразовываться в нужный формат. Таким образом, при изменении логики сайта нам не потребуется переписывать несколько скриптов, равно как и при изменении дизайна основного сайта.

Наверное, требуется дать небольшое пояснение по данной части, чтобы внести ясность для людей, далёких от веб-разработки. Когда пользователь заходит на сайт, скрипт на сервере выполняет следующие операции:

  1. Запрашивает сведения из базы данных.
  2. Собирает данные в файл XML.
  3. Берёт нужную таблицу стилей XSL и применяет её к файлу XML.
  4. Выдаёт полученный в результате преобразования файл HTML.
  5. Когда программная часть сайта будет готова, его можно будет наполнять содержимым.
  6. Последний этап перед сдачей заказчику – регистрация в поисковых машинах и раскрутка.

Задачи не очень сложные и управлять ими можно вручную, но на таком примере мы попробуем разобраться с Microsoft Project 2010, чтобы в дальнейшем начать работу над более сложными проектами (которых может быть и более одного в конкретный момент времени).

Загрузка и установка

Первое, что нужно сделать – скачать и установить Project 2010. Программа выпускается в версиях для 32- и 64-разрядных систем. Загрузить бета-версии соответствующих дистрибутивов вы можете по следующим ссылкам (потребуется авторизация в службе LiveID):

На странице загрузки вам выпишут ключ, с помощью которого вы активируете продукт.

Установка Project 2010 ничего неожиданного не несёт. Если вы устанавливали Office 2010, то и с данным приложением справитесь. При первом запуске программа попросит активацию. При подключенном Интернет-соединении сложностей не возникнет никаких, достаточно нажать на кнопку Далее.

Базовые возможности Project 2010

Project, как и все остальные приложения, связанные с пакетом Microsoft Office 2010, использует ленточный интерфейс. Думаю, вы в нём уже достаточно уверенно ориентируетесь.

При первом запуске создаётся новый проект, и вы видите на экране окно, разделённое на две большие части (см. рис. 1). Слева отображается таблица, похожая на лист Excel, справа – поле с календарём. Также Project 2010 отображает всплывающее окошко с информацией, что по умолчанию планирование осуществляется в ручном режиме.

Рисунок 1 – Окно Project 2010

Для первого знакомства с программой лучше переключиться в автоматический режим, выбрав соответствующий пункт в раскрывающемся из строки состояния меню (см. рис. 2)

Рисунок 2 – Переключаемся в автоматический режим планирования

Проект (в нашем случае – разработка сайта) состоит из множества небольших задач, которые необходимо выполнить для успешного завершения. Все они вводятся в столбец таблицы Название задачи. После ввода каждой задачи, нажимайте клавишу или переходите на новую строку любым другим удобным вам способом. Не нужно писать в названии длинных текстов. Чем короче, тем лучше, лишь бы потом было понятно.

Рисунок 3 – Первичный ввод задач

Итак, я ввёл 8 задач (см. рис. 3), не указывая никаких подробностей. В таком виде это не несёт никакой пользы, однако Project уже сейчас пытается задать продолжительность работ. На «календаре» при этом показываются небольшие отрезки – это зачатки диаграммы Ганта.

Читайте также:  Фоторедактор для айфона отзывы

Давайте возьмём управление в свои руки и укажем предполагаемую длительность работ. Можно сделать это в явном виде, введя даты начала и окончания каждой задачи, но тогда вы лишите себя гибкости в управлении. Лучше указывать предполагаемую длительность в соответствующем столбце. По умолчанию цифры интерпретируются как рабочие дни, но вы можете указать и другие временные отрезки (недели, месяцы, годы, часы, минуты и т.д.). Просто вписывайте рядом с цифрой нужную единицу времени полностью или сокращённо, например, «2нед» для двухнедельного срока. Знак вопроса в этом столбце означает предполагаемую длительность, но мы пока не будет пользоваться этой возможностью.

Рисунок 4 – Проект после ввода длительности задач

На рисунке 4 видно увеличение длины временных отрезков. Обратите внимание, что по умолчанию Project 2010 пользуется календарём пятидневной рабочей недели и на выходные ничего не намечает.

В настоящий момент мы имеем не совсем корректную картину, т.к. задачи не должны начинаться в одно время – между ними имеются определённые зависимости. Так, программирование следует начинать после разработки проекта базы данных, XSL-вёрстка осуществляется на основе HTML-шаблона, а раскрутку незавершённого сайта делать невозможно. Давайте зададим зависимости между нашими задачами.

Самый простой способ установления связей – перетаскивание одного временного отрезка на другой. При этом курсор принимает вид небольшой цепочки, а за ним тянется прямая линия (см. рис. 5).

Рисунок 5 – Делаем задачу «Продумывание идей» главной для «Создание дизайн-макета»

После того, как вы отпустите левую кнопку мыши, отрезки расположатся таким образом, чтобы вторая задача начиналась по окончании первой. Между ними также будет визуальная связь в виде стрелки (см. рис. 6). Вы можете задавать зависимость от нескольких процессов. В нашем примере наполнение сайта производится по завершении программировании и вёрстки, а по окончании этапа продумывания идей параллельно начинается создание дизайн-макета и проектирование базы данных.

Поскольку все интервалы диаграммы Ганта не помещались на экране без прокрутки, я уменьшил масштаб отображения с помощью кнопки «минус» в нижнем правом углу окна.

Рисунок 6 – Проект после определения связей между задачами

Если вы ошиблись при создании зависимости, дважды щёлкните по стрелке и в открывшемся окошке нажмите кнопку Удалить (см. рис. 7).

Рисунок 7 – Управление зависимостями

В списке задач Project 2010 также указывает даты начала и окончания каждой части проекта. Если всё пойдёт по нашему плану, то проект будет завершён 11 июня (при условии, что процесс начнётся 12 апреля). Итого – 2 месяца. Это хорошо видно по временной шкале в верхней части рисунка 6.

Также весьма удобным может быть отображение так называемой суммарной задачи проекта. Чтобы включить её, отметьте флажком соответствующий пункт на вкладке Формат (см. рис. 8-1).

Рисунок 8 – Суммарная задача, критический путь проекта и временной резерв

Суммарная задача отображает статистику проекта. Пока у нас настроено мало параметров, поэтому мы видим только общую длительность (в рабочих днях), а также даты начала и окончания.

Другая полезная функция Project 2010 – поиск критических задач. Отметьте флажком пункт Критические задачи на вкладке Формат, чтобы увидеть этапы, которые определяют продолжительность всего проекта (см. рис. 8-2). Поставив дополнительно флажок Временной резерв, вы, как руководитель команды разработки сайта, заметите (см. рис. 8-3), что программисту можно будет безболезненно выделить пару дней для более качественного выполнения работы. На диаграмме Ганта запас по времени отображается небольшой чёрной линией на правой стороне отрезка.

Удобно также привязать проект к некоторым точкам отсчёта, так называемым вехам проекта. С точки зрения Project 2010 веха – это задача нулевой длительности. На диаграмме Ганта она будет отображаться небольшим ромбиком с датой (см. рис. 9).

Чтобы вставить новую задачу-веху не в конец списка, а где-нибудь в середину или в начало, щёлкните по занятой строке и нажмите клавишу для вставки. Можно также воспользоваться контекстным меню или кнопками ленточного интерфейса. Способов много, все описывать нет смысла.

Рисунок 9 – Веха «Начало работ»

Теперь, если мы изменим дату вехи Начало работ, Project 2010 автоматически пересчитает даты всех этапов и обновит диаграмму Ганта.

Предположим, мы начали работу над сайтом 14 апреля, а 16 числа выяснилось, что программист заболел и до 27 выйти на работу не сможет. Отразим это в нашем проекте. После корректировки даты вехи весь проект сдвигается на несколько дней. Но когда мы попытаемся передвинуть дату начала этапа Проектирование базы данных (этим тоже у нас занимается программист), Project 2010 выдаст предупреждение о возможном нарушении связей (см. рис. 10).

Рисунок 10 – Предупреждение о возможном нарушении связи

Давайте всё-таки связь сохраним. Мало ли что в дальнейшем может случиться. Отметьте второй пункт и нажмите кнопку ОК.

Рисунок 11 – Проект после корректировки

Смотрите, Project 2010 построил новый критический путь (см. рис. 11). Теперь на продолжительность проекта влияет работа программиста, а не верстальщика.

Также в столбце информации появились значки, оповещающие об установки даты начала этапа не ранее определённого числа. Наведите на них курсор, чтобы увидеть всплывающие подсказки.

Последнее, что хотелось бы рассмотреть в рамках данной статьи – группировка задач. Мы возьмём этап Программирование, и детализируем его. Для этого вставьте несколько пустых строк ниже и распишите выполняемые действия более подробно (см. рис. 12).

Читайте также:  Как изменить интерфейс в стиме

Рисунок 12 – Детализация этапа «Программирование»

Поскольку программист у нас один, можно задать последовательную связь для всех частей его работы. Заметьте, что хотя наше техзадание и требует две версии сайта – «стационарную» и «мобильную», – мы пишем скрипты только один раз. Формированием конечного результата будет заниматься XSL-шаблон.

Но, согласитесь, наша детализация выглядит несколько неуместно в общем плане. Было бы неплохо иметь возможность свернуть её в один этап Программирование. Для этого нам потребуется всего лишь изменить уровень задач. Здесь прослеживается чёткая аналогия с многоуровневыми списками Word.

Есть два основных способа изменения уровней. Думаю, следует упомянуть оба. Во-первых, вы можете перетащить заголовок задачи вправо, ухватившись мышью за его левую часть, как показано на рисунке 13 (при наведении курсор принимает вид двунаправленной стрелки)

Рисунок 13 – Изменяем уровень задачи перетаскиванием

Во-вторых, вы можете выделить несколько задач и нажать кнопку изменения уровня на вкладке Задача (см. рис. 14).

Рисунок 14 – Изменяем уровень задач кнопкой

При этом все наши небольшие части автоматически будут сгруппированы в этап Программирование (см. рис. 15).

Рисунок 15 – Вид проекта после группировки подзадач

Какие изменения произошли в проекте после проделанной работы?

  1. Мы получили детализацию этапа Программирование, чтобы иметь возможность более чётко контролировать работу программиста.
  2. Мы выяснили, что 12 дней программисту недостаточно (суммарное время этапа отображается в соответствующей строке).
  3. Мы обнаружили, что начинать наполнение сайта можно не по окончании написания всех скриптов, а немного раньше (поисковая система и административная панель влияют на наполнение сайта незначительно). Надо только отметить это изменением связей. Удалите стрелку, идущую от этапа Программирование, способом, описанным выше (ищите рис. 7), и добавьте зависимость наполнения сайта от подготовки каталога.

Закончив детализацию и связывание данного этапа, вы можете свернуть его, щёлкнув по кнопке «минус» в соответствующей строке (см. рис. 16).

Рисунок 16 – Детализированный этап можно свернуть в одну строку

Заключение

В этой статье мы рассмотрели только базовые возможности Project 2010. Этого достаточно, чтобы вы могли в нём более-менее свободно ориентироваться. Не исключено, что руководствуясь уже полученным минимумом знаний, вы сможете немного увеличить эффективность работы своей команды. Впрочем, никто не запретит вам руководить и «домашними» проектами вроде постройки дачи.

В следующей статье будет рассмотрено управление ресурсами.

Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».

Наши партнеры, компания Leo Consulting, написали для вас самоучители по управлению проектами в Microsoft Project 2013, Microsoft Project 2010 и Microsoft Project Server 2010, а также самоучитель по установке и настройке Microsoft Project Server 2010.

Самоучитель по Microsoft Project 2010. Бесплатная загрузка по ссылке.

Это первая книга про управление проектами в Microsoft Project 2010,вышедшая на русском языке. Написана в формате сквозного примера.

Она легко читается и не перегружена описанием тем функционала, который мало используется. В книге основной упор сделан на практику.

Самоучитель «Управление проектами в Microsoft Project Server 2010». Бесплатная загрузка по ссылке.

Это первая и единственная книга про управление проектами в Microsoft Project Server 2010 на русском языке. В книге описаны как подходы с точки зрения методологии управления корпоративными проектами, так и описан сквозной пример создания, планирования, управления и закрытия проектов в среде Microsoft Project Server 2010.

Пособие «Установка и ИТ-настройка Microsoft Project Server 2010». Бесплатная загрузка по ссылке.

Написав данную книгу, мы обобщили наш опыт, связанный с установкой Project Server 2010, что бы Вы, наш читатель, смогли пройти тем путем, на котором мы уже набили ошибки.

Самоучитель «Microsoft Project 2013. Управление проектами». Загрузить содержание можно здесь. Купить книгу — по ссылке.

Данный самоучитель, является первой книгой в мире по управлению проектами в новой версии Microsoft Project — Microsoft Project 2013.
Самоучитель продается в цифровом формате.

"Написав данную книгу, мы обобщили наш опыт, связанный с установкой Project Server 2010, что бы Вы, наш читатель, смогли пройти тем путем, на котором мы уже набили ошибки."

Майкрософт Проджект (Microsoft Project) – это комплексное программное обеспечение – система управления проектами и способ оптимизации управления портфелями, который позволяет планировать и контролировать проектную деятельность организаций. Для этого применяются встроенные шаблоны, инструменты для разного уровня аналитики и статистики, средства управления рабочим временем и т. д. В статье даётся описание функций и более подробно рассказывается о том, что такое Ms Project, как работать в программе, и как пользоваться всеми Microsoft Project-возможностями.

Общие характеристики и место продукта среди конкурентов

Начиная с 2007 года, каждая новая версия Ms Project выходит раз в три года. Таким образом, последней на данный момент является приложение версии 2016 года с подпиской на «Office 365», совместимое с Windows 10, 8.1 и 7. По сравнению с другими аналогичными программами Ms Project считается самой распространённой и «лёгкой», относящейся к начальному уровню программного управления проектами с классическим стандартным офисным интерфейсом. На рынке однопользовательских и малых решений программный продукт занимает порядка 80% (его использует около 20 млн. человек).

Считается, что в качестве интегрированного набора методов, процессов и средств для планирования и контроля проектов Ms Project чаще применяется при реализации относительно небольших проектных замыслов. Однако существование нескольких платных вариантов – базового, профессионального и расширенного – при выборе наиболее полного функционала позволяет значительно расширить возможности программы по сравнению с базовой версией.

Тем не менее, конкуренты – аналоги Ms Project, увеличивая свои конкурентные преимущества, часто «отстраиваются» именно путём масштабирования средств стоимостного и ресурсного планирования и обеспечения организации многопользовательской работы.

Среди таких программ, ориентированных на крупные проекты, можно выделить русифицированный Open Plan.

Читайте также:  Смартфон самсунг раскладушка 2018

Ещё одним направлением «отстройки» является специализация продукта. Среди такого программного обеспечения популярна Primavera, получившая распространение в сфере инженерных и строительных проектов как средство календарно-сетевого планирования, позволяющего учитывать финансовые, материальные и трудовые ресурсы в средних и крупных проектах. Программный облачный инструмент Basecamp считается главным конкурентом в сегменте ультра-лёгких управленческих решений. При этом Microsoft тоже с 2013 года предлагает облачную версию своего продукта.

Кроме облачного приложения, под маркой Project доступны несколько продуктов:

1. Project Standard позволяет осуществлять индивидуальное планирование для небольших проектов.

2. Корпоративное управление осуществляется с помощью специальной платформы, включающей:

  • собственно Project Server,
  • корпоративный вариант Project Professional, где к возможностям версии Standard добавлены средства совместной работы (Project Server и SharePoint Foundation / Server),
  • технологию Web-интерфейса отчётности исполнителей о ходе выполнения задач, для просмотра портфелей проектов и другой совместной работы (Project Web Access).

Основой почти монопольной популярности продукта Microsoft стало то, что он представляет часть семейства Ms Office, что даёт возможность:

  • проще осваивать управление инструментов в привычной среде продуктов Ms Office (очевидно стилистическое сходство интерфейса Project с Excel),
  • настраивать Ms Project-формулы в стиле формул Excel,
  • адаптировать продукт под особенности своего бизнеса, путём программирования либо приобретения готовых решений на базе Microsoft.Net или Visual Basic.

Чтобы уменьшить число проблем, связанных с технической поддержкой, Microsoft (например, через программу Microsoft ISV Royalty) стимулирует приобретение у партнёров готовых решений, компенсируя клиентам при этом разработку отраслевых решений.

Задачи и возможности программы

Работу в Microsoft Project рекомендуется начинать с освоения проектного подхода как такового – ознакомления с его принципами и методами проетирования. Это нужно для того, чтобы правильно пользоваться инструментов: разделять крупные проекты на части, корректировать временные оценки, учитывать и закладывать риски, отслеживать командную работу и пользоваться мотивационными приёмами. В учебном пособии, выпущенном в 2013 году Министерством образования РФ для освоения Project 2010, первые главы посвящены введению в основы проектного управления – технике планирования и построению «проектного треугольника» («время-стоимость-объём работ»).

В случае реализации проектного подхода программа Project помогает решать следующие задачи:

  • Пошагово разрабатывать проект, пользуясь интеллектуальными подсказками на разных уровнях. Например, рядом с номерами задач появляются заметные пиктограммы-индикаторы, которые информируют о дополнительных параметрах задачи, если навести на них курсор. А прогресс задачи (при наличии клиента клиенте Project Online) можно наблюдать непосредственно на временной шкале.
  • Создавать задачи, распределять ресурсы, указывать сроки выполнения и получать модель, которая будет максимально приближена к реальности.
  • Создавать сетевую диаграмму проекта, то есть указывать связи задач и приоритетов с выравниванием ресурсов по мере реализации проекта.
  • Присваивать иерархические коды структур для ресурсов и задач.
  • Использовать консолидированный анализ групп проектов и общий пул ресурсов, что позволяет оптимизировать проектный план на уровне организации в целом.
  • Рассчитывать критический путь.
  • Представлять с помощью графических индикаторов проблемные задачи.
  • Менять указанный период выполнения задач в случае необходимости.
  • Анализировать как текущее состояние дел, так и тенденции развития проекта с помощью автоматизированных средств подготовки отчётов (причём, программа позволяет запомнить промежуточное текущее состояние проекта, чтобы вернуться к его анализу позднее).
  • Создавать шаблоны проектов.
  • Добавлять макросы и VBA-программы.
  • Моделировать варианты любых решений (например, по смене схемы финансирования, замене механизмов и поставок и др.), а также анализировать последствия гипотетического принятия той или иной модели.

Для работы в программе используют понятия «Задача», «Ресурс» и «Назначение». Для достижения цели проекта работа разбивается на задачи. Понятие «ресурс» чаще применяется к сотруднику, но может относиться и к недвижимости, оборудованию, материалам. В Microsoft Project назначения возникают в тот момент, когда на выполнение задачи выделяются ресурсы. Именно назначения определяют объём необходимого на решение задач времени и, как следствие, – общее время проекта. Для отображения, анализа и ввода существуют т. н. представления задач (Диаграмма Ганта, Форма задач и др.) ресурсов (График ресурсов, Лист ресурсов) и назначений (например, Использование ресурсов), которые бывают графическими, табличными и представлениями форм.

Чтобы на одном экране полнее отобразить необходимую информацию, вместо одиночного (обычного) режима представлений путём установления «флажка» в меню, выводят комбинированный режим. В этом случае экран разделяется по горизонтали, что даёт возможность видеть одновременно два представления.

Разделение работы по проекту формирует структуру декомпозиции работ, в которой задачи представлены разными типами:

  1. Отдельной задачей.
  2. Суммарной задачей (фазой), состоящей из группы связанных задач.
  3. Вехой – опорной отметкой – точкой важного события, по которой контролируют ход выполнения проекта.
  4. Повторяющейся задачей, регулярно возникающей по ходу проекта (например, «утренние планёрки»).

Начиная с версии Project 2010, задачи можно планировать как в автоматическом, так и в ручном режимах, помещая, в этом случае, задачу в любое место расписания.

В пакете преимуществ, которые оценили Intel, Tesla, Toyota, BMW, Kraft, 21st Century Fox, British Airways и миллионы других компаний, постоянно появляются новшества, с которыми можно ознакомиться на официальном сайте Project, в специальном русском блоге или в сообществе Facebook и Вконтакте.