Text to columns excel

To separate the contents of one Excel cell into separate columns, you can use the ‘Convert Text to Columns Wizard’. For example, when you want to separate a list of full names into last and first names.

1. Select the range with full names.

2. On the Data tab, in the Data Tools group, click Text to Columns.

The following dialog box appears.

3. Choose Delimited and click Next.

4. Clear all the check boxes under Delimiters except for the Comma and Space check box.

Note: This example has commas and spaces as delimiters. You may have other delimiters in your data. Experiment by checking and unchecking the different check boxes. You get a live preview of how your data will be separated.

In this course:

You can take the text in one or more cells, and split it into multiple cells using the Convert Text to Columns Wizard.

Select the cell or column that contains the text you want to split.

Select Data > Text to Columns.

In the Convert Text to Columns Wizard, select Delimited > Next.

Select the Delimiters for your data. For example, Comma and Space. You can see a preview of your data in the Data preview window.

Select the Column data format or use what Excel chose for you.

Select the Destination, which is where you want the split data to appear on your worksheet.

Читайте также:  Программист 1с отзывы о работе

Need more help?

You can always ask an expert in the Excel Tech Community, get support in the Answers community, or suggest a new feature or improvement on Excel User Voice.

Итак, имеем столбец с данными, которые надо разделить на несколько отдельных столбцов. Самые распространенные жизненные примеры:

  • ФИО в одном столбце (а надо — в трех отдельных, чтобы удобнее было сортировать и фильтровать)
  • полное описание товара в одном столбце (а надо — отдельный столбец под фирму-изготовителя, отдельный — под модель для построения, например, сводной таблицы)
  • весь адрес в одном столбце (а надо — отдельно индекс, отдельно — город, отдельно — улица и дом)
  • и т.д.

Способ 1. Текст по столбцам

Выделите ячейки, которые будем делить и выберите в меню Данные — Текст по столбцам (Data — Text to columns) . Появится окно Мастера разбора текстов:

На первом шаге Мастера выбираем формат нашего текста. Или это текст, в котором какой-либо символ отделяет друг от друга содержимое наших будущих отдельных столбцов (с разделителями) или в тексте с помощью пробелов имитируются столбцы одинаковой ширины (фиксированная ширина).

На втором шаге Мастера, если мы выбрали формат с разделителями (как в нашем примере) — необходимо указать какой именно символ является разделителем:

Если в тексте есть строки, где зачем-то подряд идут несколько разделителей (несколько пробелов, например), то флажок Считать последовательные разделители одним (Treat consecutive delimiters as one) заставит Excel воспринимать их как один.

Выпадающий список Ограничитель строк (Text Qualifier) нужен, чтобы текст заключенный в кавычки (например, название компании "Иванов, Манн и Фарбер") не делился по запятой
внутри названия.

Читайте также:  Как поворачивать предмет в фотошопе

И, наконец, на третьем шаге для каждого из получившихся столбцов, выделяя их предварительно в окне Мастера, необходимо выбрать формат:

  • общий — оставит данные как есть — подходит в большинстве случаев
  • дата — необходимо выбирать для столбцов с датами, причем формат даты (день-месяц-год, месяц-день-год и т.д.) уточняется в выпадающем списке
  • текстовый — этот формат нужен, по большому счету, не для столбцов с ФИО, названием города или компании, а для столбцов с числовыми данными, которые Excel обязательно должен воспринять как текст. Например, для столбца с номерами банковских счетов клиентов, где в противном случае произойдет округление до 15 знаков, т.к. Excel будет обрабатывать номер счета как число:

Кнопка Подробнее (Advanced) позволяет помочь Excel правильно распознать символы-разделители в тексте, если они отличаются от стандартных, заданных в региональных настройках.

Способ 2. Как выдернуть отдельные слова из текста

Если хочется, чтобы такое деление производилось автоматически без участия пользователя, то придется использовать небольшую функцию на VBA, вставленную в книгу. Для этого открываем редактор Visual Basic:

  • в Excel 2003 и старше — меню Сервис — Макрос — Редактор Visual Basic(Tools — Macro — Visual Basic Editor)
  • в Excel 2007 и новее — вкладка Разработчик — Редактор Visual Basic (Developer — Visual Basic Editor) или сочетание клавиш Alt+F11

Вставляем новый модуль (меню Insert — Module) и копируем туда текст вот этой пользовательской функции:

Теперь можно найти ее в списке функций в категории Определенные пользователем (User Defined) и использовать со следующим синтаксисом:

=SUBSTRING(Txt; Delimeter; n)

  • Txt — адрес ячейки с текстом, который делим
  • Delimeter — символ-разделитель (пробел, запятая и т.д.)
  • n — порядковый номер извлекаемого фрагмента
Читайте также:  Esp8266wifi h no such file or directory

Способ 3. Разделение слипшегося текста без пробелов

Тяжелый случай, но тоже бывает. Имеем текст совсем без пробелов, слипшийся в одну длинную фразу (например ФИО "ИвановИванИванович"), который надо разделить пробелами на отдельные слова. Здесь может помочь небольшая макрофункция, которая будет автоматически добавлять пробел перед заглавными буквами. Откройте редактор Visual Basic как в предыдущем способе, вставьте туда новый модуль и скопируйте в него код этой функции:

Теперь можно использовать эту функцию на листе и привести слипшийся текст в нормальный вид: